税務のAI活用でやりがちな失敗と、その防ぎ方｜事務所の運用で先に決めておく5つのこと

生成AIを使い始めた税理士事務所から相談を受けるとき、話の中身はたいてい「精度が足りない」ではありません。使えてはいるが、このまま広げてよいのか分からないという段階のご相談です。

原因を追うと、同じところに行き着きます。AIの性能ではなく、事務所の運用として決めていないことがある、という点です。

この記事では、実際に起きやすい5つの失敗と、それぞれに対して先に決めておくべきことを挙げます。なお私は税理士ではなく、税理士事務所のAI集客(GEO・AI-SEO対策)と業務効率化を支援する立場です。税務の判断そのものではなく、事務所の運用をどう組むかという観点で書きます。

失敗1：顧問先の情報を、どこまで入れてよいか決めていない

いちばん多い失敗です。

生成AIに何かを頼むとき、手元の資料をそのまま貼るのがいちばん速い方法です。ですから、決めておかないと必ずそうなります。担当者に悪気はなく、むしろ効率よく仕事をしようとした結果です。

問題は、入れてよい情報の線引きを、使う前に決めていないことです。使い始めてから決めようとすると、すでに入れてしまった分の扱いが後追いになります。

先に決めること

3段階に分けるのが現実的です。

この3段階を紙1枚にして、事務所内で共有してください。細かい規程を作る必要はありません。判断に迷ったときに見るものが1枚あるという状態が要点です。

あわせて、使うサービスの契約形態も確認してください。入力したデータが学習に使われるかどうかは、無料版と業務向けの契約とで扱いが異なることがあります。ここは提供元の案内を直接確認するところから始めてください。

失敗2：根拠を残さないまま、答えだけを使う

生成AIは、根拠を示さずに結論を出せます。これが便利な場面と、危ない場面の両方を作ります。

危ないのは、その回答を顧問先に伝えた後です。数か月経ってから「あのときの説明の根拠は」と聞かれたとき、AIに聞いた記録しか残っていない、という状態は避けたいところです。

これは「AIの数字を鵜呑みにしない」という話とは別の問題です。確認はしたが、確認した記録が残っていない、という形でつまずきます。

先に決めること

顧問先に伝える内容については、一次情報のURLか資料名を1行だけ残す運用にしてください。

やり方は簡単で、回答をそのまま保存するのではなく、確認した一次情報のほうを保存します。AIの回答は下書きですので、残すべきは根拠のほうです。この1行があるだけで、後から追える状態になります。

失敗3：無料版と業務用が混ざる

事務所として契約したサービスがあるのに、担当者が個人のアカウントでも使っている、という状態です。

これが起きるのは、たいてい良かれと思ってのことです。自宅で作業したい、契約したものより使いやすい、といった理由です。禁止するだけでは止まりません。

問題は2つあります。1つは、入力したデータの扱いが契約によって違うことです。もう1つは、どこで何をしたかが事務所として把握できなくなることです。

先に決めること

まず、いま誰が何を使っているかを聞き取ってください。統制の設計は、この把握の後でなければ機能しません。

そのうえで、業務で使うものを決め、個人アカウントで扱ってよい範囲を「失敗1の区分1のみ」に限定してください。全面禁止より、範囲を切って認めるほうが守られます。

失敗4：使い方が特定の人に貼りつく

若手の職員がうまく使えるようになり、その人がいないと回らなくなる、という形です。

これは失敗というより、放っておくと自然にそうなる、という性質のものです。生成AIの使い方は、指示の出し方の細かい工夫の積み重ねでできています。工夫は個人の頭の中に貯まりますので、共有しない限り貼りつきます。

先に決めること

うまくいった指示文を、事務所の共有フォルダに貯めるところから始めてください。整理された形式にする必要はありません。件名と本文をそのまま貼るだけで十分です。

月に一度、5分だけ持ち回りで紹介する時間を作ると、貯まり方が変わります。仕組みを作るより、紹介する場を作るほうが続きます。

失敗5：やめる基準を決めていない

導入したものを、効果が出ていなくても使い続けてしまう形です。

生成AIは、使えている感覚が得られやすい道具です。何かしら回答は返ってきますので、役に立っているかどうかの判断が後回しになります。

先に決めること

用途ごとに、3か月後に見る数字を1つだけ決めてください。数字は簡単なもので構いません。

3か月続けて動かなければ、使い方を見直す段階です。動いている用途が1つでもあれば、そこを広げてください。全部を同時に評価しようとすると、結局どれも評価しないまま続きます。

この5つを決めると、発信にも使える

ここまでは事務所の内部の話ですが、決めた内容はそのまま外向きの材料になります。

顧問先が知りたいのは、その事務所が自分のデータをどう扱うかです。「AIを活用しています」という一文より、「顧問先名と個人名はAIに入れない運用にしています」という一文のほうが、はるかに具体的で安心につながります。

失敗1で作った3段階の区分は、そのまま事務所サイトに載せられる内容です。制度の解説記事と違い、他の事務所と同じ内容にはなりません。自分の事務所の運用は、自分の事務所しか書けないからです。

これは生成AIに引用されるという観点でも効きます。「AIを使っている税理士は情報の扱いが不安」という懸念に、具体的な答えを持っているページは多くありません。質問の形の見出しにして、その直下に短い答えを置いてください。

よくある質問

Q: 規程を作るところから始めるべきですか?

A: 最初は紙1枚で十分です。入れてよい情報の3段階と、根拠を1行残すこと——この2つだけ決めて始めてください。使ってみると必要な項目が見えてきますので、規程はその後で作るほうが実態に合います。

Q: 職員が個人のアカウントを使っているのを、どう把握すればよいですか?

A: 調べるのではなく、聞いてください。「使っている人がいれば教えてほしい、責める話ではない」と前置きすると、たいてい正直に出てきます。監視で押さえようとすると、隠れて使う方向に進みます。

Q: 顧問先から「AIを使っているか」と聞かれたら、どう答えるのがよいですか?

A: 使っていることと、どこまで使っているかをセットで答えてください。「下書きの作成には使いますが、判断と最終確認は私が行います。顧問先名と個人名は入力しません」という3点が伝われば、不安の大半は解消します。

Q: 小規模な事務所でも、ここまで決める必要がありますか?

A: 一人事務所ほど決めておく意味が大きくなります。人が増えてから決めるより、自分一人のうちに決めるほうが早いですし、後から入る職員への説明もそのまま使えます。決めること自体は1時間ほどで終わります。

Q: 5つのうち、どれから手をつけるべきですか?

A: 失敗1です。情報の線引きだけは、使い始める前に決めておく必要があります。残りの4つは、運用しながら整えても間に合います。

まとめ

税務の現場で生成AIがうまく回らない原因は、精度そのものより運用の設計にあります。顧問先の情報をどこまで入れるか、根拠をどう残すか、無料版と業務用をどう分けるか、使い方をどう共有するか、そしてやめる基準をどこに置くか——この5つを先に決めてください。

まずは、入れてよい情報の3段階を紙1枚にまとめるところから始めてください。所要時間は1時間ほどです。

そして、決めた内容は事務所サイトにそのまま載せてください。他の事務所には書けない内容ですので、税理士事務所のAI集客(GEO・AI-SEO対策)の材料としても効きます。

税理士AIでは、こうした事務所内の運用づくりと、それを発信につなげる部分をお手伝いしています。税務の判断そのものは先生の領域ですので、私が担当するのは「どう運用し、どう届けるか」の部分です。無料相談をお気軽にご利用ください。

参考・出典

• インボイス制度について — 国税庁
• 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン — 個人情報保護委員会