税理士業務のどこからAIを導入するか｜資料を受け取ってから申告までを6つの工程に分ける

「税理士業務 AI」で調べると、ツールの名前と「業務効率化」という言葉が並びます。読み終えても、自分の事務所のどの作業から始めればよいのかは、多くの場合分からないままです。

私は税理士ではなく、税理士事務所の集客と業務の効率化を、AIと検索の面から支援する立場です。ここでは、顧問先1件の資料が事務所内で処理される順に、業務を6つの工程へ分け、工程ごとにAIに任せられる範囲と、人が必ず確認する点を決める方法を説明します。

「記帳」「申告」という役割の名前ではなく、資料が処理される順に分けると、AIを導入する工程を決めやすくなります。

要約

• 税理士業務にAIを導入する工程は、「記帳」「申告」という役割の名前では決まりません。顧問先1件の資料が事務所内で処理される順に工程へ分けると、AIに任せられる作業と人が判断する事項が分かれます
• 工程ごとに決めるのは、AIに任せてよい範囲と、人が必ず確認する点の2つです。この2つが決まっていないと、AIの出力を結局はすべて見直すことになります
• 始めやすいのは残高と証憑の照合で、AIに任せられる範囲が最も狭いのは個別の相談と税務調査への対応です

「業務効率化」と言われても、どの作業から始めるかが決まらない

会計ソフトは仕訳の候補を提示しますし、領収書の写真から日付と金額を読み取る機能も広く使われています。生成AIに指示すれば、顧問先へのお知らせの下書きもすぐに出力されます。

それでも、事務所の業務時間は短くなっていません。繁忙期に入れば、これまでと同じように資料の催促と入力に時間を要します。

理由のひとつは、試す工程を決めないまま、使えそうなツールだけを増やしたことです。どの作業をどこまでAIに任せるのかが決まっていないので、AIの出力をすべて人が見直すことになります。

決まらないのは、業務を役割の名前で並べているから

「記帳」「申告」「相談」という呼び方は、事務所の中では通じます。ただ、これは工程の名前ではなく、役割の名前です。

たとえば「記帳」の中には、資料を集める、仕訳を作成する、残高を照合する、一致しない数字を顧問先に確認する、という別々の作業が含まれています。手順の決まった作業と、人が判断する事項が、同じ名前の中に混在しています。

この状態で「記帳はAIに任せられますか」と聞いても、答えは出ません。作業を切り分けないままAIに任せれば数字の誤りを見落としますし、切り分けないままAIの利用を見送れば入力の手間は減りません。どの仕事をAIに任せられ、どの判断が税理士に残るのかは、税理士の仕事はAIに取られるのか｜AIに任せられる作業と、税理士に残る判断の分け方で説明しています。

顧問先1件の資料が事務所内で処理される順に、6つの工程へ分けます

事務所の業務を、顧問先1件の資料が処理される順に6つへ分けます。資料を集めるところから始めて、税務調査への対応で終わります。

工程ごとに決めるのは2つだけです。1つはAIに任せてよい範囲で、もう1つはAIの出力について人が必ず確認する点です。

この2つを書き出すと、どの工程から始めるかも決まります。人が確認する点が少ない工程から順に着手すれば、成果が出なかったときの手戻りを小さくできます。

自分の事業でも、同じ確認を何度も繰り返す作業が最も着手しやすいと感じてきました。2000年代にSEOの仕事をしていた頃は、検索順位のチェックに毎日1時間、月次レポートの作成に丸1日かけていました。帳簿の照合も、これと同じ種類の作業です。

関連: 税理士業務のどこにAIを導入できるのか｜5つの業務を工程に分けて任せる範囲を決める で詳しく解説しています。

6つの工程を、どこまでAIに任せるか

工程1　資料を集める

月次の資料がそろわず、催促の連絡に時間を要する事務所は多いはずです。この工程でAIに任せられるのは、催促の文面の作成と、届いた資料の種類ごとの仕分けです。

人が確認するのは、資料がそろっているかどうかです。不足している資料をAIは指摘できないので、顧問先ごとに必要な資料の一覧を先に作成しておきます。

電子取引でやり取りした請求書や領収書は、電子帳簿保存法によって、データのまま保存することが求められています。紙に印刷したものだけを残す扱いは原則として認められないので、受け取り方そのものを顧問先と決め直す場面も出ます。

関連: 税理士の仕事はAIに取られるのか｜AIに任せられる作業と、税理士に残る判断の分け方 で詳しく解説しています。

工程2　仕訳を作る

銀行明細やクレジットカードの明細を取り込んで、勘定科目の候補を出力するところまではAIに任せられます。摘要の文字から過去の類似の仕訳を検索し、同じ形式に統一する作業も任せられます。

人が確認するのは、初めて発生した取引と、金額の大きい取引です。前例のない取引ほどAIは無難な科目を選ぶので、該当する取引だけを抽出して確認します。

工程3　残高と証憑を照合する

銀行の残高、領収書、請求書を照合する作業は、手順が決まっていて量も多いので、最もAIに任せやすい作業です。金額と日付の不一致を抽出するところまでを任せます。

支援先の税理士事務所では、銀行明細と領収書と請求書の三点照合をAIで自動化しました。異常値が出たときは、そこから先を事務所の担当者が判断します。確認にかかる手間は、その分だけ減りました。

人が決めるのは、一致しなかった項目の扱いです。入力の誤りなのか、資料が欠けているのか、取引そのものに事情があるのかは、顧問先に確認しないと分かりません。

工程4　月次の資料を作り、顧問先に説明する

前月との比較表や、科目ごとの増減をまとめた資料を作るところまでは任せられます。増減の大きい科目を一覧にして、コメントの下書きを出力させることもできます。

人が担当するのは、その増減の説明です。数字の増減の理由を説明できるのは、顧問先の事情を知っている人だけです。

工程5　年末調整と申告書を作る

年末調整では、集めた申告書の記入漏れを検出する作業と、扶養の要件についての一般的な質問への一次回答をAIに任せられます。申告書の作成では、前年の数値と今年の数値を比較して、差異の大きい項目を抽出させます。

人が確認するのは、改正の反映と、判断が分かれる項目です。AIは古い年分の控除額をそのまま出力することがあるので、金額の根拠を毎回確認します。

自分で生成AIを試していたときにも、配偶者控除の所得制限が古い年分のまま返ってきたことがあります。グレーな扱いの手法を「合法です」と言い切る回答も出ました。顧客の情報をどこまでAIに入力するかと合わせて、AIに任せる範囲を先に決めておかないと危険だと感じた場面です。

税務代理、税務書類の作成、税務相談は、税理士法で税理士の業務と定められています。AIに下書きを作成させても、内容を確認して名前を出すのは税理士本人です。

工程6　個別の相談と税務調査に対応する

この工程は、AIに任せられる範囲が最も狭くなります。任せられるのは、過去の質問と回答の検索と、説明用の資料の整理程度です。

人が担当するのは、判断そのものです。同じ支出でも、事業との関係をどう説明できるかで扱いが変わり、その説明を組み立てるところに時間がかかります。

税理士業務にAIを導入するときの失敗例

失敗例：6つの工程に一度にAIを導入します。同時に始めると、どこで誤りが出たのかが分からなくなります。まずは工程を1つに絞り、手順が固まってから次へ進むほうが確実です。広げる速さの目安は、税理士のAI活用が定着する進め方｜定型作業ひとつから3か月〜6か月で広げるで説明しています。

失敗例：AIが出力した数字を、元の資料と照合しないまま使用します。取り込みの途中で行が欠落しても、出力された表は整った形に見えるものです。件数と合計金額だけでも、毎回元の資料と照合します。

失敗例：設定した人の頭の中だけにルールが残ります。AIに任せる範囲と確認の手順を文書化しないと、その人が休んだ日に業務が止まります。

失敗例：顧問先に通知しないまま、預かった資料をAIに読み込ませます。あとから質問されて説明できないと、資料の預かり方そのものを見直すことになりがちです。AIを使用する範囲を先に伝えて、了解を得ておきます。

よくある質問

Q：どの工程から始めるのがよいですか？

工程3の照合から始める事務所が多くあります。手順が決まっていて量が多く、不一致が出れば、その場で分かります。

Q：工程を分けても、結局は全部を確認することになりませんか？

確認の方法は変わり、確認する対象は絞られます。工程ごとに「人が必ず確認する点」を1つか2つに絞っておくと、その点だけを確認する形に変わります。

Q：6つの工程は、事務所によって変えてよいですか？

変えて構いません。資料の集め方も顧問先の業種も事務所ごとに異なるので、自分の事務所で資料が処理される順に並べ直したほうが実用的です。

Q：会計ソフトのAI機能だけで足りますか？

工程2と工程3は、会計ソフトの機能でかなりの部分をまかなえます。工程1の連絡や工程4の説明資料は会計ソフトの機能の対象外なので、別のツールを追加することになります。

まとめ

税理士業務にAIを導入するときは、「記帳」「申告」という役割の名前ではなく、顧問先1件の資料が事務所内で処理される順に工程へ分けます。工程ごとに、AIに任せる範囲と、人が必ず確認する点の2つを決めます。

始めやすいのは工程3の照合で、AIに任せられる範囲が最も狭いのは工程6の個別対応です。人が確認する点が少ない工程から順に進めれば、手戻りを小さくできます。

空いた時間をどこに使うかは、事務所ごとに異なります。新しい顧問先からの問い合わせを増やしたいなら、検索からも、生成AIの回答からも見つけてもらえる形にしておきたいところです。現在のホームページが検索と生成AIの回答のどちらに対応できているかの確認から、無料相談でご説明します。

参考・出典

• 国税庁「電子帳簿保存法関係」: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
• 日本税理士会連合会「税理士とは」: https://www.nichizeiren.or.jp/cpta/about/
• e-Gov法令検索「税理士法」: https://laws.e-gov.go.jp/law/326AC1000000237