繁忙期を乗り切る税理士のためのチェックリスト｜秋のうちに整える17項目とAI活用の線引き

繁忙期を「気合と残業で乗り切る」という状態が毎年続いている事務所は少なくありません。年内に少し手を入れておくだけで、来年の同じ時期の負荷は変わります。

ただし、繁忙期の最中に業務を見直すことはできません。手を入れられるのは今のような比較的落ち着いた時期だけです。ここでは、秋から年末調整、確定申告へ向かう前に確認しておきたい項目を、チェックリストの形で整理します。

繁忙期に効くのは「作業」より「往復の削減」

繁忙期がつらい原因を、多くの事務所が「作業量が多いから」と説明します。実際に時間を食っているのは、顧問先との往復です。

資料の回収は、たいてい次の順序をたどります。

1. 資料を依頼する
2. 届かない
3. 催促する
4. 届いたが不足がある
5. もう一度依頼する

この往復1回あたりの実作業は数分でも、件数が積み上がると相当な時間になります。しかも往復は自分の都合で進みません。

私は日本でSEO事業をしていたころ、100キーワードの検索順位チェックに毎日1時間、月次レポートの作成に丸1日かかっていました。作業そのものより、同じ形式の確認を何度も繰り返す構造のほうが時間を奪っていたと、後になって分かりました。税理士事務所の帳簿の突き合わせや資料の回収も、同じ構造をしています。

チェックリストは、この考えに沿って並べています。

【今すぐ】顧問先とのやりとりを整える5項目

繁忙期の負荷は、ここでほぼ決まります。

□ 依頼する資料の一覧を、顧問先ごとに文書化していますか

毎年似た資料を依頼しているはずですが、その一覧が担当者の頭の中にしかない事務所は少なくありません。一覧にして顧問先へ先に渡しておくと、催促の回数が減ります。

□ 提出の期限を、事務所の締切より2週間前に設定していますか

顧問先の提出は遅れる前提で組んでください。事務所の締切をそのまま伝えると、遅れがそのまま自分の残業になります。

□ 資料の受け渡し方法を1つに絞っていますか

メール、チャット、紙、クラウドと窓口が分かれていると、確認の手間が倍増します。顧問先ごとに1つに決めて、文書で共有してください。

□ 不足があったときの連絡文を、定型で用意していますか

毎回ゼロから書いていると、1件5分でも件数分の時間になります。生成AIに数パターン作らせて、事務所の言い回しに直して保存しておいてください。

□ 顧問先の担当者が変わっていないか、この時期に確認していますか

繁忙期に入ってから「担当者が退職していた」と分かるのが、最も痛い事故です。

関連: 秋の税務調査シーズンを前に──「調査が来たらどうなるのか」に先回りして答える税理士の発信 で詳しく解説しています。

【今すぐ】所内の作業を整える4項目

□ 誰が何を担当するかを、名前で書いていますか

「手が空いた人が」という運用は、繁忙期には機能しません。全員の手が空かないためです。担当が決まっていない業務は、最後まで残りやすくなります。

□ 昨年の繁忙期に発生した差し戻しを一覧にしていますか

同じ種類のミスが毎年出ているはずです。3件も並べれば傾向が見えます。傾向が見えれば、チェック項目に落とせます。

□ チェックリストは紙とデータのどちらで運用するか決めていますか

両方を並行して使っていると、どちらか一方の更新が止まりがちです。1つに決めてください。

□ 所内の連絡を、口頭に頼っていませんか

繁忙期は全員が席にいません。口頭で伝えた内容は、その日のうちに消えます。

【今すぐ】AIに任せる範囲を決める3項目

生成AIを使う場合、繁忙期に入る前に線を引いておいてください。忙しくなってから判断すると、必ず雑になります。

□ AIの出した数字を、どう確かめるか決めていますか

これが最も重要な1点です。控除の可否、税額、個別事情の判定は、AIの出力をそのまま使わないでください。改正が反映されていない古い情報が、断定的な文体で出てくることがあります。

□ どこから先を人が判断するか、線を書いていますか

案内文の下書き、質問の整理、資料の一覧作成までは任せられます。顧問先への回答として外に出るものは、必ず人が通してください。

□ 顧問先の情報をどこまで入れてよいか、決めていますか

氏名、金額、取引先名を含む資料の扱いは、事務所として先に方針を決めておく必要があります。「とりあえず入れてみる」から始めると、後から戻せません。

関連: 税務のAI活用でやりがちな失敗と、その防ぎ方｜事務所の運用で先に決めておく5つのこと で詳しく解説しています。

【秋のうちに】発信を仕込む3項目

繁忙期に入ってから記事を書くことはできません。逆に言えば、今のうちに出しておいた記事が、繁忙期の相談を連れてきます。

□ 年末調整の変更点を、顧問先向けに1本出していますか

顧問先が社内で確認や周知をする時間が必要です。夏から秋のうちに出しておくと、質問の集中を防げます。

□ 「うちの事務所に頼むと何が違うのか」を書いた記事はありますか

制度の説明は他所にもあります。事務所にしか書けないのは、対応の範囲、連絡の取り方、繁忙期の受付体制です。ここを書いてある事務所は、意外なほど多くありません。

□ 質問の形で見出しを立てていますか

顧問先や見込み客が検索する前に、生成AIに直接たずねて当たりをつける場面が増えてきました。「年末調整はいつまでに何を出せばよいですか」という見出しは、実際の質問とそのまま対応します。税理士事務所のAI集客では、検索で上位に出すSEOに加えて、生成AIに正しく引用してもらうGEOの視点を組み合わせることが効いてきます。

関連: 税理士が顧問料の改定を切り出す前に｜集客の発信で伝えておく3つのこと で詳しく解説しています。

【繁忙期の直前に】確認する2項目

□ 新規相談を受ける枠を、あらかじめ決めていますか

小規模な事務所では、繁忙期に新規の相談まで手が回らないという声を共通して聞きます。断るのか、時期をずらして受けるのか、方針を先に決めておいてください。決めていないと、その場の判断で断ることになり、次につながりません。

□ 問い合わせの一次対応を、誰が担当するか決めていますか

単純な問い合わせの一次対応に時間を取られる、というのも小規模事務所に共通する悩みです。よくある質問への回答を定型化しておけば、担当者を固定できます。

よくある質問

Q. どこから手をつければよいですか

顧問先とのやりとりの項目からです。所内の効率化より効果が大きく、費用もかかりません。特に「依頼する資料の一覧を文書化する」と「締切を2週間前に設定する」の2つは、今日からでも始められて、繁忙期の残業に直接効いてきます。

Q. 1人事務所でもチェックリストは必要ですか

必要です。むしろ1人のほうが効くと考えてください。担当を決める項目は不要になりますが、資料の依頼と催促、AIの使い方の線引きは1人でも同じように発生します。頭の中で管理していると、忙しくなった時点で抜け落ちます。

Q. 生成AIを繁忙期から使い始めるのは無理がありますか

新しく覚える作業が増えるので、繁忙期からの導入はおすすめしません。今のうちに、定型の連絡文を作らせる程度から慣れておいてください。使い方を体で覚えた状態で繁忙期に入れば、負荷を下げる側に働きます。

Q. 顧問先が資料を出してくれない場合はどうすればよいですか

催促の回数を増やすより、依頼の形を変えるほうが効きます。何を、どの形式で、いつまでに出すのかを一覧にして先に渡し、期限の1週間前に自動で送るリマインドを組んでください。「まだですか」という個別の連絡は、双方にとって負担が大きくなります。

まとめ

繁忙期の負荷を決めるのは作業量ではなく、顧問先との往復の回数です。今の時期に手を入れられるのは、次の4か所です。

1. 依頼する資料の一覧化と、締切を2週間前倒しにする設定
2. 所内の担当を名前で決め、昨年の差し戻しを一覧にする
3. AIの検算方法と、人が判断する線を先に文書化する
4. 年末調整の記事と、事務所の受付体制の記事を秋のうちに出す

制度の解説は他所にもあります。事務所にしか書けないのは、繁忙期にどう受けるかという体制の話です。

税理士事務所のAI集客（GEO・AI-SEO対策）として、こうした記事をどう組み立てるかについてもご相談いただけます。

参考・出典

• 国税庁
• 年末調整がよくわかるページ｜国税庁
• 日本税理士会連合会