税理士事務所のペーパーレス化はどこから手をつけるか｜業務効率化と集客を同時に進める順番

「そろそろペーパーレスにしたい」という話は、多くの税理士事務所で何年も前から出ています。それでも紙が減らないのは、やる気の問題ではありません。どこから手をつけるかを決めていないためです。

全部を一度に変えようとすると、必ず止まります。顧問先の協力が要る部分と、事務所内で完結する部分が混ざっているからです。

私は税理士ではなく、税理士事務所の集客をAIとSEO・GEO（生成AIに引用されるための対策）で支援する立場です。その立場から見ていると、ペーパーレス化は業務効率化の話であると同時に、発信の材料としてかなり強いとも感じています。この記事では、進める順番と、それを集客につなげる方法を整理します。

紙が減らない本当の理由

事務所の中の紙は、性質の違う3種類が混ざっています。

自分たちだけで決められる紙 — 内部の回覧、控えの印刷、確認用のプリントアウトです。これは事務所の判断だけで止められます。

顧問先との間で発生する紙 — 領収書、請求書、通帳のコピー、押印を求められる書類です。相手の都合があるので、こちらだけでは決められません。

外部の制度で決まっている紙 — 提出先が紙を求めるもの、保存の形式が定められているものです。これは制度が変わらない限り動きません。

一気に進めようとすると、この3つを同時に相手にすることになります。すると、いちばん動かしにくい3番目で止まり、全体が止まった気分になります。

順番は、1→2→3です。 自分たちだけで決められるところから始めてください。

第1段階：事務所の中で完結する紙を止める

ここは今週から着手できます。顧問先への説明も要りません。

関連: 税務のAI活用でやりがちな失敗と、その防ぎ方｜事務所の運用で先に決めておく5つのこと で詳しく解説しています。

印刷している理由を1件ずつ聞く

まず、実際に何を印刷しているかを1週間だけ記録します。そのうえで、印刷している人に「なぜ紙にしているのか」を聞いてください。

返ってくる理由は、だいたい次のどれかです。

• 画面だと見落とすから（→ 画面の広さやチェックの手順の問題です）
• 確認印を押す運用だから（→ 運用そのものを見直せます）
• 昔からそうしているから（→ ここは即座に止められます）
• 提出先が紙を求めるから（→ 第3段階の話です）

理由を聞かずに「印刷禁止」とだけ決めると、必ず反発が出ますし、実際に困る場面も出ます。理由ごとに扱いを分けるのが要点です。

関連: 税理士が顧問料の改定を切り出す前に｜集客の発信で伝えておく3つのこと で詳しく解説しています。

検索できる形で保存する

紙をやめて画像で保存しただけだと、探せなくなって結局元に戻ります。ファイル名の付け方と保存場所のルールを、先に決めてください。

「顧問先コード＋年月＋書類の種類」のような単純な形で十分です。凝った分類は続きません。

関連: 秋の税務調査シーズンを前に──「調査が来たらどうなるのか」に先回りして答える税理士の発信 で詳しく解説しています。

画面をもう1枚増やす

地味ですが、効果が大きい部分です。紙に印刷する理由の多くは、2つの資料を並べて見たいというところにあります。画面が2枚あれば、その理由は消えます。

私の経験から言えること

長年のIT経験から、最初の設計に時間をかけておくと、3〜6か月でその分の時間を回収でき、その後も継続的に効果が続くと感じています。私は最初の設計に1週間（実働40時間）かけておくと、日々の業務速度が2〜3倍になると実感してきました。

ペーパーレス化も同じで、走りながら決めると、あとで全部やり直すことになります。保存のルールを決める1日を、最初に確保してください。

第2段階：顧問先との間の紙を減らす

ここからは相手のある話なので、進め方が変わります。

全社に一斉ではなく、動きやすい先から

顧問先の中には、すでに社内でデータのやりとりをしている先と、紙しか扱わない先が混在しています。

先にやるのは、動きやすい先です。 進めやすい数社で運用を固めてから、他へ広げてください。全社一斉のお願いは、いちばん抵抗の強い先に合わせて止まります。

「送り方」を1つに決める

顧問先ごとにメール、チャット、共有フォルダとばらばらになると、事務所側の手間はむしろ増えます。窓口を1つに決めて、そこに集める形にしてください。

制度の側の要件を確認する

電子帳簿保存法の関係では、電子取引でやりとりしたデータの保存について、令和6年1月以降の取り扱いが定められています。要件を満たせない相当の理由がある場合の取り扱いも示されており、国税庁が特設サイトでチェックシートや解説資料を公開しています。

制度の内容や運用は変わることがありますので、実際の対応にあたっては国税庁の最新の公表資料を確認し、個別の判断は必ず先生ご自身でお願いします。

第3段階：どうしても紙が残る部分を決める

すべてを電子にできるわけではありません。ここで大事なのは、残す紙を決めて、それ以外は残さないと宣言することです。

残す理由が説明できない紙は、なんとなく残ります。「この3種類だけは紙で保管し、他は電子のみ」と決めてしまえば、判断のたびに悩む時間がなくなります。

進めた事実を、そのまま発信の材料にする

ここからが、集客の話です。

ペーパーレス化は、事務所の内部改善として終わらせるにはもったいない題材です。理由は3つあります。

1. 顧問先が同じことで困っている

顧問先の中小企業も、電子取引データの保存やインボイスへの対応で同じ悩みを抱えています。事務所が先に通った道は、そのまま顧問先向けの説明になります。

「うちの事務所ではこう決めました」という書き方は、制度の要約だけの記事よりはるかに読まれます。実際にやった人にしか書けない部分があるからです。

2. 事務所を選ぶ側の判断材料になる

これから依頼先を探す事業者にとって、「紙のやりとりが前提の事務所かどうか」は具体的な関心事です。書いていなければ、判断できません。

対応している送り方、使えるツール、紙で残す必要のある書類を書いておくだけでも、探している側の選びやすさは変わります。

3. 生成AIに拾われやすい

依頼者が「〇〇市 税理士 データでやりとりできる」と検索する前に、まずChatGPTなどに相談して当たりをつける場面が増えてきました。

生成AIは、具体的に書かれた記述から引用します。「DX化を推進しています」という抽象的な一文からは何も取り出せませんが、「電子取引のデータはこの方法で受け取っています」と書いてあれば、質問に対応できます。

私は税理士事務所の集客支援では、検索で上位に出すSEOに加えて、生成AIに正しく引用してもらうGEOの視点を組み合わせることを大切にしています。狙ったキーワードで見つけてもらえるようにし、AIにも拾われやすい書き方へ整えていきます。時間はかかりますが、こうした積み重ねが問い合わせの入り口を少しずつ広げていきます。

AIに任せられる部分、任せられない部分

ペーパーレス化とあわせて、AIの活用を検討される事務所も多いはずです。線引きを先に決めておくことをおすすめします。

任せやすい部分 — 資料の読み取りの下ごしらえ、ファイル名の整理、記事の下書き、社内向けの手順書の作成などです。

人が判断する部分 — 税法の解釈、個別事情を踏まえた判断、顧問先へ出す最終的な回答が該当します。

私は2000年代に日本でSEO事業をしていた頃、自動化ツールが仕様変更で精度を落とした経験があります。そのため、うまくいかなくなったときの手動の手順を先に用意しておくことを必須と考えています。ツールが止まっても業務は止められません。

よくある質問

Q. 何から始めるのが最短ですか

1週間、何を印刷しているかを記録することです。費用もかかりませんし、始めるのに誰の許可も要りません。

記録を見れば、止められる紙と止められない紙がはっきり分かれます。そこから第1段階に入ってください。

Q. 顧問先が高齢で、データのやりとりが難しいのですが

無理に全社を動かす必要はありません。紙で受け取ることを前提に、事務所側で電子化して保存する形でも、事務所内の手間は減ります。

顧問先を変えるより、受け取った後の流れを変えるほうが早い場合が多いはずです。

Q. スタッフが反対しています

反対の理由を個別に聞いてください。「画面だと見落とす」という理由なら、画面の枚数やチェックの手順の問題であって、ペーパーレス化への反対ではありません。

理由を分解すると、多くは解決できる問題に変わります。

Q. ペーパーレス化の記事を書いても、集客につながりますか

すぐには増えません。ただ、事務所の実務が具体的に書かれた記事は、比較検討の段階で読まれます。制度の要約だけの記事と違い、他所と差がつく部分でもあります。

まとめ

ペーパーレス化が止まるのは、性質の違う紙を一度に相手にしているためです。

• 第1段階 事務所の中だけで決められる紙を止める（今週から着手できます）
• 第2段階 顧問先との紙を、動きやすい先から減らす
• 第3段階 残す紙を決めて、それ以外は残さないと宣言する

そして、進めた内容はそのまま記事にしてください。実際にやった事務所にしか書けない部分が、比較検討の段階で効いてきます。

税理士事務所の業務効率化と、それをどう発信につなげるかについては、記事構成の形でご相談いただけます。

参考・出典

• 電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁
• 電子取引関係｜国税庁
• 電子帳簿保存法関係｜国税庁